Beim ITB MICE Day am 08. März 2017 dreht sich alles um das Thema „Effektivität und Effizienz“ von Veranstaltungen. Dabei steht der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. nicht der Sinn nach „höher, schneller, weiter“, Stellenkürzungen oder sinnloser Prozessoptimierung. Es geht vielmehr um verantwortungsvolle und smarte Veranstaltungskonzeption.
Die Konzeption und Organisation von Veranstaltungen unterliegt permanenten Veränderungen. Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung stehen Themen wie Digitalisierung und demographischer Wandel gegenüber. Dass das vermeintliche Gegenüberstehen eher ein Hand in Hand gehen ist, wird am 08. März 2017 eindrucksvoll verdeutlicht.
Doch wie stellt sich der verantwortungsvolle Veranstaltungsplaner den stetig steigenden Anforderungen? Allein die Organisation von Veranstaltungen ist ein 24/7 Job.
„Der Wandel fängt im Kopf an – Anstiftung zum Querdenken!
Es sind nicht die großen Dinge, die wir bewegen müssen, der Wandel fängt im Kopf an. Anja Förster, Business Querdenkerin und Bestsellerautorin, stiftet mit ihrer Keynote zum Querdenken an. Sie zeigt, dass es oft nur kleine Stellschrauben sind, die man(n) oder Frau drehen muss und räumt auf mit „0815“ und „Das haben wir schon immer so gemacht“.
„Digitalization, Sustainability and Wisdom – Forces Remodeling the MICE World“
0815 ist nicht nur der Tod jeglicher Kreativität – 0815 hindert den Veranstaltungsplaner am Weiterdenken. Buzzwords wie Digitalisierung und Sustainability regieren mittlerweile den Alltag im Veranstaltungsbusiness. Das Digitalisierung nicht nur genutzt werden kann, um die Teilnehmer via Social Media & Co. zu erreichen und so unter anderem die Reichweite von Veranstaltungen zu verlängern, ist Thema des Vortrags „Digitalization, Sustainability and Wisdom – Forces Remodeling the MICE World“ von Dr. Charles M. Savage, President Knowledge Era Enterprise, Intl..
Dr. Savage erklärt dabei sehr eindrucksvoll und interaktiv, welche Chance die Digitalisierung mit sich bringt und wie Erfahrungswissen dazu beitragen kann, Veranstaltungen nachhaltiger zu organisieren, damit deren Effizienz und Effektivität steigt.
„Kongress der Zukunft, Fallstudie LINC – Leipzig Interventional Course“
Die Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. spricht jedoch nicht nur über Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Weisheit. Praxisbeispiele sollen den Besuchern auch die nötigen Umsetzungsempfehlungen an die Hand geben. Wie einige Megatrends bereits jetzt wirken und das Gesicht und Raumkonzept von Kongressen verändern, stellt Ronald Kötteritzsch, Director Marketing & Sales der Leipziger Messe GmbH am Beispiel des LINC – Leipzig Interventional Course dar.
Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“
Effizienz und Effektivität bedeutet auch, sich das „Innere“ der Veranstaltungsorganisation genau anzuschauen. Nur wenn Prozesse aufgeschlüsselt und sinnvoll herausgefiltert wurden, können diese zielführend digitalisiert werden. Der Vortrag „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“ räumt auf mit Halbwahrheiten und das Redner- Duo Bernd Fritzges, Vorstandsvorsitzender der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V. und Felix Undeutsch, Head of MICE & Groups Expedia.com, gibt Einblicke in den derzeitigen Status quo der „echten“ Digitalisierung.
„Wer MICE denn so was? – Events, Tagungen und Incentives effektiv inszenieren und kommunizieren“
Ein bisschen Drama und Inszenierung geht immer. Und so brauch der versierte Veranstaltungsplaner genau diese Instrumente, um die Wirkung von Veranstaltungen zu sichern. In seinem Vortrag „Wer MICE denn so was? – Events, Tagungen und Incentives effektiv inszenieren und kommunizieren“ präsentiert der Eventdoktor Günter Mainka, Geschäftsführer Twilight Events Deutschland GmbH, unterhaltsame und spannende Geschichten die das Eventleben schreiben. Mainka gibt auch wertvolle Tipps für den Fall, dass man nur ein überschaubares Budget zur Verfügung hat oder wie man mit Teilnehmerschwund umgeht.
„Wenn die Drehtür zur Herausforderung wird – Warum uns Barrierefreiheit alle angeht und was wir bei Veranstaltungen optimieren können.“
Die beste Dramaturgie und Inszenierung nützt nichts, wenn die Teilnehmer nicht den Zugang zur Veranstaltung finden. Ein Credo der Veranstaltungsorganisatoren lautet deshalb „aus den Augen der Teilnehmer“ denken. „Wenn die Drehtür zur Herausforderung wird – Warum uns Barrierefreiheit alle angeht und was wir bei Veranstaltungen optimieren können.“ zeigt den Perspektivenwechsel, der notwendig ist, um allen Teilnehmenden gerecht zu werden.
Raul Krauthausen, Gründer des Berliner Sozialhelden e.V. zeigt, was Veranstaltungsorganisation in Zeiten von Diversity und Demographischen Wandel bedeutet. Barrierefreiheit ist dabei nur der Beginn. Raul Krauthausen denkt weiter und dreht das Rad der Veranstaltungsorganisation bis hin zur Rednerauswahl.
„Power to the Meeting – The Slovenian methodology for creating memorable events with Conventa Case Studie”
Dem Credo „Aus den Augen der Teilnehmer denken“ hat sich auch das Slovenian Convention Bureau auf die Fahne geschrieben. Mit dem Vortrag „Power to the Meeting – The Slovenian methodology for creating memorable events with Conventa Case Studie” zeigen Miha Kovačič, CEO, Slovenian Convention Bureau und Gorazd Čad, CEO, Toleranca Marketing wie die Wirkung von Veranstaltungen gesteigert werden kann. Angeregt von der aus Dänemark stammenden Methode „Meetovation“ stellen die beiden Redner einen Ansatz und Tools vor, mit denen aus begeisterte Teilnehmer inspirierte Teilnehmer werden.
„Zwischen täglichem Business und dem Hype um Megatrends – was sich tatsächlich für Events in Zukunft ändern wird“
Bei allem, was dem Veranstaltungsplaner an Tools und Methoden an die Hand gegeben wird, stellt sich die Frage: Pflicht oder Kür? Aus diesem Grund geht Kerstin Hoffmann-Wagner, Geschäftsführerin der HOFFMANN EVENTBERATUNG in ihrem Vortrag „Zwischen täglichem Business und dem Hype um Megatrends – was sich tatsächlich für Events in Zukunft ändern wird“ der Frage nach, ob und wie Megatrends überhaupt die Effektivität und Effizienz von Veranstaltungen beeinflussen.
Das ITB Fachbesucherticket beinhaltet den Eintritt zum ITB MICE DAY und gesamten Kongressprogramm. Hier geht es zur Ticketbestellung: http://www.itb-kongress.de/de/DerITBKongress/Ticketshop/
