Online-Tools sind aus der Organisation von Firmen-Veranstaltungen, Tagungen und Kongressen nicht mehr wegzudenken. Dennoch ist die Gesamtheit der Veranstaltungs-Organisation nicht allein auf Knopfdruck möglich. Welche Rolle Online-Tools und Offline-Beratung im Meetings-, Incentive-, Congress- und Event-Segment (MICE) spielen, hat Intergerma-Geschäftsführer Markus Schmidt vergangene Woche auf dem Deutschen Hotel-Online-Kongress in Wiesbaden vor rund 160 Teilnehmern beleuchtet.
Das Segment MICE ist im Vergleich zu den Parametern der firmeninternen Geschäftsreise-Organisation wesentlich komplexer, variabler und nicht genauso transparent kalkulierbar. Tagungs-Online-Tools sind zwar zahlreich vorhanden, jedoch mit unterschiedlichen Herangehensweisen und Schwerpunkten versehen. Dabei erkennt Schmidt die Problematik, je detaillierter online versucht wird, die Parameter einer praktikablen Veranstaltungsorganisation zu berücksichtigen, desto komplexer, komplizierter und nutzungsunfreundlicher wird das Anfrage-Tool.
Laut Markus Schmidt ist es gerade bei der Veranstaltungs-Organisation wichtig, alltagstaugliche Lösungen zu präsentieren. Meist sind die im Unternehmen für die Veranstaltungs-Buchung, -Koordination und -Organisation verantwortlichen Mitarbeiter keine gelernten Veranstaltungs-Fachkräfte. Hier ist technische und persönliche Unterstützung gleichermaßen vorteilhaft.
Bei der Frage nach dem grundsätzlichen Vorteil der Online- oder Offline-Tagungsorganisation unterscheidet Tagungsprofi Schmidt daher zwischen Bedarf und Bedürfnis: Der generische Bedarf an eine Veranstaltung oder Tagung umfasst rein sachliche Fakten wie Budget, Destination, Lage, Kapazität und Termin. Diese Komponenten lassen sich gut online erfassen, filtern und auswerten. Die individuellen Bedürfnisse an ein Firmenevent, sowohl seitens des veranstaltenden Unternehmens als auch seitens der Teilnehmer, können nicht online per Klickfunktion abgefragt werden. Dazu zählen die inhaltliche Botschaft und Zielsetzung, oft verknüpft mit Emotionen und Motivationsaspekten. Persönliche Wünsche, Ansprüche an die Stimmung und die Atmosphäre sowie die Frage nach Individualität in Beratung und Service, Verständnis, Erfahrung und Kompetenz sind zudem Bedürfnisse, die nicht eindimensional erfassbar, nicht schematisierbar und damit nicht per Online-Abfrage abgedeckt werden können.
So resümiert Schmidt, dass im MICE Segment nach wie vor in wesentlichen Bereichen bewusst offline gearbeitet wird, da die webbasierte Buchbarkeit und Online-Teilnehmer-Kommunikation aufgrund der Beratungsintensität ihre Grenzen hat. Gleichzeitig gibt es die Notwendigkeit unverzichtbarer, unterstützender Online-Tools zur Reduzierung des Zeitaufwands bei der Anfrageerstellung, der Teilnehmer-Registrierung und weiteren Anwendungen zur Professionalisierung des Teilnehmer-Managements. Bei Intergerma setzt man daher auf die gesunde Mischung von Online und Offline.
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