Die Herausforderungen für Veranstaltungsplaner steigen stetig, wenn es darum geht, für Teilnehmer von Tagungen und Konferenzen bereits durch die Auswahl des passenden Veranstaltungsortes Anreize zu schaffen.
Langweilige Hotels oder Tagungsstätten verlieren zunehmend an Attraktivität und punkten nur noch durch ihre vorhandenen Standards für Meetings, bei denen Locations mit Erlebnischarakter oftmals Defizite besitzen. Diese Lücke hat der Spreespeicher aus Berlin erkannt und in einem umfassenden Programm die eigene Event-Location für den Tagungsprofi fit gemacht.
Mit dem wunderschönen Blick auf die bekannte Oberbaumbrücke nahe der East-Side-Gallery ist die historische, denkmalgeschützte Lagerhalle direkt an der Spree als Berliner Event-Location bereits fest etabliert. Mit der jüngsten Erweiterung des Spreespeichers durch das „030 Eventloft“ stand für die Betreiber ebenfalls die Professionalisierung des Tagungsbereiches im Fokus. Mit Unterstützung einer auf den MICE-Markt (Meetings, Incentives, Conventions, Events) spezialisierten Unternehmensberatung wurde der Bedarf der Tagungsplaner genau unter die Lupe genommen, um das Angebot sowie die eigenen Prozesse zusätzlich auf diese Zielgruppe abzustimmen. „Uns wurde deutlich, dass viele Rahmenbedingungen in Bezug auf die Angebotserstellung, die Möglichkeit zur Buchung von Tagungspauschalen, aber auch einige Vertragsmodalitäten ganz anderen Anforderungen unterliegen im Vergleich zum klassischen Eventgeschäft“, so Fabian Lau, Geschäftsführer der Spreespeicher GmbH. Nun verweist er voller Stolz darauf, dass der Spreespeicher nicht nur eine ausgezeichnete Alternative gegenüber plüschigen und verstaubten Tagungshotels oder tristen Konferenzräumen bietet, sondern ist sich auch sicher, dass der zunehmende Trend in Unternehmen von „raus aus den Hotels – rein in coole Locations“ erst am Anfang steht und der Spreespeicher hiervon profitieren wird. Dies wird ebenfalls in anderen Bereichen deutlich, denn Hotels bekommen nicht erst seit den Entwicklungen von Plattformen wie Airbnb mächtig Gegenwind. Auch Tagungsplaner sind verstärkt auf der Suche nach neuen und kreativen Orten, die jedoch die Bedürfnisse an professionelle Standards erfüllen müssen.
Tagungspauschalen sorgen für Transparenz
Alles schön und gut, doch weiß der Tagungs- und Veranstaltungsplaner erfahrungsgemäß, dass er in seinem Anfrageprozess bei Event-Locations oftmals nicht das bekommt, was er gerne hätte. Dabei handelt es sich um die Klassiker, die bereits bei einer Gesprächsrunde der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren mit namhaften Vertretern der Partner von VisitBerlin, zu denen auch der Spreespeicher zählt, diskutiert wurden. Nicht bedarfsgerechte Angebote, Stornobedingungen, Anzahlungsmodalitäten und der Umgang mit Optionen waren hierbei Punkte, die die Veranstaltungsplaner aus Unternehmen gegenüber der Anbieterseite oftmals bemängelten. Und genau hier hat der Spreespeicher seine Hausaufgaben gemacht. Angebote für Tagungsanfragen werden innerhalb von 24 Stunden beantwortet und transparent aufbereitet. Im Fokus hierbei steht das kompakte und übersichtliche Angebot inkl. Tagungspauschalen sowie die angepassten Storno- und Depositbedingungen. Da der Spreespeicher nicht nur über topmoderne Tagungstechnik verfügt, sondern auch bekannt für sein serviceorientiertes Team ist, lassen unter diesen Umständen Tagungspauschalen ab 66 Euro die konventionellen Tagungsorte in Berlin blass erscheinen. Die vorherrschende Meinung, dass Tagungen in Event-Locations generell das Budget sprengen, da aufgrund komplexer Preisübersichten und Zusatzkosten sowie nicht genau definierter Leistungsinhalte zu hohe Kosten entstehen, wollte man gezielt entgegenwirken. „Aufgrund unseres eigenen Catering-Teams, der professionellen Haus-Technik sowie dem Spreespeicher-Equipment haben wir die Möglichkeit zur Erstellung von tollen Tagungsangeboten“, begründet Lau die Kalkulation.
Technische Weiterentwicklung spielt ebenfalls eine Rolle
Nicht nur im Tagungsraum spielt Technik eine Rolle. Dass Gäste des Spreespeichers in allen Veranstaltungsräumen auf moderne Präsentations-, Licht- und Beschallungsanlagen sowie kostenfreies WLAN zurückgreifen können, ist für den Geschäftsführer eine Selbstverständlichkeit. Man ist inzwischen einen Schritt weiter und setzt sich ebenfalls mit der Einführung neuer Anfrage- und Buchungstechnologien auseinander, die dem Veranstaltungsorganisator das Leben noch leichter machen sollen. „Bereits zu unserem Messeauftritt anlässlich der Best of Events in Dortmund werden wir im Januar ein echtes Highlight in Bezug auf unsere Möglichkeiten zur Online-Buchung vorstellen“, freut sich Lau, während bereits die nächsten Teilnehmer einer Fortbildungsveranstaltung eintreffen.
Wer bereits jetzt seine nächste Veranstaltung nicht mehr in einem 0-8-15 Tagungshotel planen möchte, kann in den Eventräumen des Spreespeichers „2C Spreequartier“, „Capital Yard Golf Lounge“ sowie „030 Eventloft“ Tagungen von 10 bis 220 Teilnehmern stattfinden lassen.
Informationen unter www.spreespeicher-events.de.
