Das Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zum 25. Mai 2018 sollte für jeden Hotelier Anlass sein, auch die Gestaltung des Hotelmeldescheines einer Überprüfung zu unterziehen. Schließlich sollen trotz der neuen und komplexen Vorgaben der DSGVO die von den Gästen auf dem Hotelmeldeschein gemachten Angaben nach Möglichkeit auch rechtskonform für Zwecke des Marketings und der Kundenbindung eingesetzt werden können.
„Wir haben hierzu für unsere Mitglieder ein Meldeschein-Muster entwickelt, um etwaigen Missverständnissen in der Formulierung von Einwilligungen vorzubeugen, wenn neben den Pflichtangaben auch zusätzliche Informationen von den Gästen angefragt bzw. gespeichert werden sollen. Dieses Meldeschein-Muster stellen wir allen Hoteliers in Deutschland kostenfrei zur Verfügung“, erklärt Otto Lindner, Vorsitzender des Hotelverbandes Deutschland (IHA).
Das Hotelmeldeschein-Muster kann auf der Homepage des Hotelverbandes unter www.hotellerie.de/go/hotelmeldeschein als Word-Dokument in deutscher und englischer Sprache heruntergeladen werden. Das Hotel muss das Muster dann noch an die eigenen Bedürfnisse anpassen und alle Angaben [in eckigen Klammern], wie bspw. die Betriebsgesellschaft oder die Kontaktdaten für die Wahrnehmung von Betroffenen-rechten auf der Rückseite des Meldescheins eintragen.
Der Abschnitt „Datenschutzrechtliche Einwilligung zu freiwilligen Angaben“ enthält relevante Informationen, die in der betrieblichen Praxis von vielen Hotels angefragt bzw. abgespeichert werden: Kfz-Kennzeichen für die Parkplatz-Nutzung, Newsletterversand („Sonderangebote“), Geburtstage etc. Falls das Hotel von diesen Optionen keinen Gebrauch machen will, können diese Informationen selbstverständlich auch gestrichen werden.
Das Hotelmeldeschein-Muster entspricht dem besten Wissensstand des Hotelverbandes, da es bislang aber weder gerichtliche oder behördliche Entscheidungen zu Umsetzungsdetails der DSGVO gibt, kann der Hotelverband keine Gewähr oder Haftung für das Verbandsmuster übernehmen.
Quelle: Hotelverband Deutschland IHA – IHA-Service GmbH
