Ein verändertes gesellschaftliches Denken erfordert eine neue Sichtweise auf künftige Veranstaltungsformate. Insbesondere Konferenzen, Tagungen, Versammlungen, Messen und Events als direkte, persönliche Kommunikation sind als wesentlicher Teil der Unternehmenskommunikation einem konstanten Wandel unterworfen und die Pandemiesituation der letzten Monate hat uns diesbezüglich eine steile Lernkurve beschert.
Hybride Events, seit mehreren Jahren bei vielen Veranstaltern auf dem Vormarsch, werden mit ihren Potentialen immer beliebter und treffen den Nerv der Zeit wie kaum ein anderes Format. Hybrid-Events schaffen eine Verbindung zwischen den Teilnehmern im Studio oder einer Eventlocation und weiteren Teilnehmern am Bildschirm. So lässt sich die Reichweite von Events und Live-Kommunikation unter Einbeziehung der digitalen Kanäle grenzenlos erweitern.
Die Basis eines Hybrid Events ist der reale, dialog- und erlebnisorientierte Raum für Kommunikation zwischen Veranstaltern als Vertreter für Produkte, Unternehmen und Marken und den Konsumenten, Gästen und Teilnehmern in eben diesem physischen Raum. Beide Personengruppen sind somit vor Ort – physisch anwesend, also Präsent und somit Onsite!
Die zusätzliche Komponente besteht aus den Teilnehmern, die wir über alle neuzeitlichen Kommunikationskanäle, Soziale Medien, mobilen App´s sowie moderne Technologien und Geräte, die wir Menschen heute nutzen um miteinander in Verbindung zu bleiben, einbeziehen. Diese Personengruppe ist somit Online! Findet das gleichzeitig, also in Echtzeit statt, dann ist das Live! Live galt vielen bisher als Synonym für eine tatsächliche, reale, greifbare Begegnung von Angesicht zu Angesicht.
„Live steht für mich schon immer“ so Ralph Mauel vom studio-toGo.de, „für das zeitgleiche Zusammentreffen von Angebot und Nachfrage, Sender und Empfänger bzw. Ereignis und Konsum. Ob als Zuschauer vor Ort oder vor einem Bildschirm wie z.B. bei einem Fußballspiel: Dieses kann ich sowohl im Stadion als auch bei der Übertragung im TV oder auch auf der Fan Meile auf einer Großbildleinwand Live verfolgen!“
Die Transformation in die neue Veranstaltungswelt birgt für Teilnehmer/Besucher wie für Veranstalter gleichermaßen Chancen und Vorteile in Bezug auf aktuelle Themen wie Wirtschaftlichkeit, Zeit, Umwelt-/Klimaschutz, Relevanz und Balance.
Wirtschaftlichkeit:
Für alle Stakeholder sind geringere Aufwendungen hinsichtlich Reise- und Übernachtungskosten zu verbuchen. Einerseits müssen nicht alle für den Veranstalter aktive Personen präsent vor Ort sein. Grußwörter, Keynotes, Schirmherrschaften, Fachkompetenz oder Diskussionsteilnehmer können on demand produziert zugespielt oder Live aus der ganzen Welt zugeschaltet werden. Andererseits können auch auf der Gästeseite einzelne Teilnehmer, zeitlich begrenzt oder gezielt nur zu einem bestimmten Thema Online dabei sein. Interessiert den Teilnehmer vielleicht nur eines von zwei oder mehr Themen, dann kann er sich hier gezielt ein- oder zuschalten und muss dafür eben nicht ein Veranstaltungsticket für den ganzen Tag kaufen oder gar anreisen. Die Aufwendungen für Hospitality, sowohl auf Veranstalterseite als auch auf Seiten der Gäste, reduzieren sich entsprechend der Präsenz vor Ort. Durch eine Reduzierung der Anzahl der Gäste vor Ort spart der Veranstalter zusätzlich eventuell auch Kosten für Raum bzw. Grundflächen und je nach Sende- und Teilnehmerzahl auch für Veranstaltungstechnik, Bühne, Kulisse und Set.
Zeit:
Bei ins Internet übertragenen Veranstaltungen bleibt den Teilnehmern vor allem der Zeitgewinn in Erinnerung. Wenn Events um 9.00 Uhr beginnen, dann reicht es in der Regel aus, wenn man sich um 8.55 Uhr, mit einem letzten Blick in den Spiegel, vor die Kamera des PC am Homeoffice-Arbeitsplatz oder Unternehmens-Office setzt – und los geht es! Es entfallen die An- und Abreisezeiten, oftmals auch am Vorabend oder Folgetag. Teilnehmer sparen sich auch das frühzeitige Eintreffen am Veranstaltungsort, um sich einen guten Park- und Sitzplatz zu sichern. Für den Veranstalter sitzen eh alle Online Teilnehmer in der ersten Reihe und Onsite gibt’s nur die Menge an Stühlen, wie Gäste vor Ort sind. Die gewonnene Zeit ist für sehr viele Online Teilnehmer, so das Ergebnis einer Umfrage „Quality Time“ oder wird für wertschöpfende Tätigkeiten verwendet.
Umwelt-/ Klimaschutz:
Untersuchungen zeigen, dass die CO2 Bilanz insbesondere durch Reisekosten beeinträchtigt wird. Somit ist klar, dass die Umwelt bei Hybriden oder Online Events gewinnt. Jedoch, auch der Betrieb von Informations- und Kommunikationstechnologie verursacht Emissionen. Für einen realistischen Vergleich bedarf es der Berechnung der Emissionen durch Experten. Die geringere Anzahl an Personen vor der Kamera und die virtuellen Lösungen ermöglichen, z.B. in Bezug auf Kulissen, mit vorhandenen/ wiederverwendbaren Hintergründen, in Ihrem Unternehmen, in Ihrer Produktionsstätte, Outdoor oder einfach ganz natürlich als Person zu wirken und in realistischen Szenen zu arbeiten.
Studio-toGo.de arbeitet nachhaltig mit natürlichen Materialien, die immer wieder verwendet und überall eingesetzt werden können. Für alle anderen Anforderungen nutzen wir einfach, ohne großen Aufwand, Ihre Wunsch Location oder suchen gemeinsam die passende Szenenfläche.
Relevanz:
Durch die Alternative – online oder onsite – hat der Teilnehmer die Wahlmöglichkeit und kann Prioritäten, welche Veranstaltung lasse ich weg, wo genügt mir eine Onlineteilnahme und wo möchte ich gerne vor Ort mit dabei sein, setzen. Zukünftig werden diese Entscheidungen viel objektiver getroffen, besonders dann, wenn die Veranstaltung inhaltlich sowohl im Homeoffice oder Office als auch am Veranstaltungsort in gleicher Qualität Informationen liefert. Dann fließt, ein ausgewogener Mix von Veranstaltungsbesuchen über das Jahr verteilt, das persönliche Treffen oder das Begleitende bzw. Rahmenprogramm in die Entscheidung ein.
Balance:
Auch wenn der Besuch von Veranstaltungen zum geschäftlichen Alltag zählt: Arbeit bleibt liegen oder muss verschoben werden, Reisezeiten kürzen freie Zeiten und auch die Zeit für Familie, Freunde und Freizeit – leidet darunter. Ein Grund mehr, sich im Sinne einer ausgewogenen Work- Life- Balance dort Freiräume zu verschaffen, wo das durch Online Teilnahmen von Veranstaltungen möglich ist. In Summe steht diese Elemente für ein verstärkt selbstorganisiertes, werteorientiertes Bewusstsein.
Herausforderungen gibt es aber auch
Stichworte sind Emotionalisierung, Kommunikation, Interaktion und Motivation. Was zunächst herausfordernd erscheint, lässt sich aber mit einer detaillierten Planung und Durchführung sowie ausgefeilter Technik meistern und erzeugt im Ergebnis einen mess- und spürbaren Mehrwert für Gastgeber und Gäste.
Aus seiner umfassenden Erfahrung heraus weiß Ralph Mauel, Gründer und Geschäftsführer von Studio ToGo, dass „es daher meistens nicht reicht, von einer bestehenden Präsenzveranstaltung mal eben in die hybride Version zu wechseln und dabei die Anforderungen beider Teilnehmergruppen vor Ort und am Screen zu vernachlässigen. Es ist entscheidend, den Event über die Inhalte, Story und die Bildsprache an die verschiedenen Empfänger anzupassen. Es gibt viele Details, die dafür beachtet werden müssen. Dazu zählt ein kamerataugliches Lichtdesign, dass auch am Screen funktioniert, ebenso das Abwägen von Datensicherheit zu Gunsten der Benutzerfreundlichkeit von angewendeten Tools oder die Übertragungskapazität für das Streaming oder auch die Einbindung des Streams auf der Veranstalter-Homepage – immer mit dem Ziel, die optimale Aufmerksamkeit, Emotionalisierung und Verbindung der Live- und Online-Teilnehmer zu schaffen.“
Für ihn ist ein Hybrid-Event erst gelungen, wenn ein ähnliches Erlebnis für Onsite- und Online- Teilnehmer entsteht, bei dem diese interagieren, Fragen stellen, Antworten geben und mit anderen Teilnehmern in Kontakt treten können.
Kurz: Der Hybrid-Event muss vor Ort überzeugen und auch die Gäste am Bildschirm mitnehmen. Sonst führt den Onlineteilnehmer der nächste Klick unweigerlich zum Email-Eingang oder anderem wichtigem.
Der Aufwand für die Planung und Umsetzung eines Online oder Hybrid Event ist dem einer Präsenzveranstaltung gleichzusetzen, die Rollen, Kompetenzen und Methoden haben sich jedoch deutlich gewandelt. Im Fokus erfolgreicher Events stehen Inszenierung, Spannungsbogen und Emotionalisierung des Live- und Online-Publikums. Dafür müssen abhängig vom Veranstaltungsformat und den Inhalten Einspieler, Gamification, Votings, Wahlen, Netzwerk und andere interaktive Elemente mit den erforderlichen Bestandteilen von Präsenz -Events wie einem Bühnenbild, Kulissen mit entsprechender technischer Ausstattung zusammengebracht werden.
Mit spezifischen Wissen über die Besonderheiten dieser Veranstaltungsformate unterstützt Studio-toGo.de auch Ihre Veranstaltung – Präsenz, Hybrid oder Online.
Entscheidungshilfen:
– Kostengünstige Möglichkeit ab 1.999,00€
– Schnelle, unkomplizierte Umsetzung
– Erfahrenes Online-Event Team
– Software für rechtsgültige Abstimmungen und Wahlen
– Komplette Technik vor Ort vorhanden
– Training für optimale Ergebnisse vor der Kamera
– Unterschiedliche Studio-Situationen für Ihre Bedürfnisse
– Konzeptentwicklung für ein gutes Online Event
– Leichte Erreichbarkeit des Studios in Euskirchen
– Interaktion mit den Teilnehmer in Bild, Ton und Text möglich
– Als ToGo Lösung bundesweit Verfügbar
– Wohl, sicher und gut Betreut fühlen inbegriffen
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