Die freenet Group ist mit über 17 Millionen Mobilfunkkunden der größte netzunabhängige Telekommunikationsanbieter Deutschlands. Im Zentrum des Unternehmens stehen die Geschäftsfelder Mobilfunk und mobiles Internet mit hohem Qualitätsanspruch.
Als Travelmanagerin der freenet AG in Hamburg verantwortet Iris Baumgart-Gaul die zentrale Reise- und AirPlus-Kartenabrechnungsstelle von Deutschlands größtem netzunabhängigen Telekommunikationsanbieter. Die Lösung „Ein rollender Stein setzt kein Moos an“ könnte gut und gern von ihr stammen, denn mit einmal Erreichtem gibt sich die straff organisierte Hanseatin nur selten zufrieden. Wie auch? In Zusammenarbeit mit der Reisestelle in Büdelsdorf gehören zu ihrem Aufgabenspektrum die Buchung und AirPlus-Abrechnung der Reisen für sämtliche 4.400 Mitarbeiter an zehn Standorten der freenet Group. Darüber hinaus handelt Iris Baumgart-Gaul auch Rahmenverträge aus – und zwar mit sämtlichen Leistungsträgern im Bereich Reise.
Dabei versteht sie sich als neutrale Schnittstelle zwischen den Ansprüchen der Reisenden auf der einen und ihrem Unternehmen auf der anderen Seite: zwischen möglichst optimalen Reiseleistungen zu möglichst niedrigen Kosten. Stillstand aus Bequemlichkeit könnte da sehr schnell sehr teuer werden.
Herausforderung: Hotelkosten
So stellte sich Iris Baumgart-Gaul Anfang 2007 der großen Herausforderung Hotelkosten. Zwar hatte sie schon in den Jahren zuvor „versucht, größtmögliche Transparenz in die Abrechnung zu bringen“. Angesichts der Komplexität des Hotelmarktes war sie sich jedoch bewusst, dass freenet – wie jedes andere Unternehmen auch – in diesem Punkt noch weit entfernt war von jenen Auswertungs- und Steuerungsmöglichkeiten, wie sie etwa im Bereich Airlines gang und gäbe sind.
Damals zumindest! Denn etwa zur gleichen Zeit hatte AirPlus die Hotelausgaben ebenfalls ins Visier genommen. Das Ziel: AirPlus Company Account Kunden genau das zu liefern, was sie sonst nirgendwo kriegen: eine detaillierte Listung von Einzelpositionen auf der Kreditkartenabrechnung. „Für was sind wo welche Kosten entstanden und wer hat diese verursacht?“ Anfangs sei das Ziel, Kunden die AirPlus-typische Datentiefe auch für Hotelübernachtungen zu liefern, als fast unlösbare Aufgabe erschienen, erzählt Claudia Geißler, verantwortliche Vertriebsleiterin von AirPlus. Denn wie bloß sollte man Einzelpositionen wie Logis, Minibar, Telefon, Parkkosten & Co. erfassen, wenn eine elektronische Rechnungsstellung von Seiten der Hotellerie oftmals gar nicht gangbar war – weil nun mal jedes Hotel mit seinem eigenen System arbeitet?
Andererseits: Warum nicht – wie das Gros aller Hotels auch – mit einer Hotelplattform zusammen arbeiten, die das ohnehin vorliegende Datenmaterial in ein entsprechendes AirPlus- System einpflegt? Einer Hotelplattform wie dem CRC Corporate Rates Clubs in Stralsund, mit „Best-Buy-Garantie“ und Zugang zu sämtlichen Hotels in Deutschland – seit 2009 auch weltweit. „Wir hatten schon immer einen ganzheitlichen Anspruch“, erklärt CRC-Geschäftsführer Michael Krenz die Philosophie seines Unternehmens. Die Position als Mittler zwischen AirPlus und Hotellerie passte da nur allzu gut hinein.
Konsolidierung über einen Mittler
Gesagt, getan: Der Weg zur Konsolidierung von Hoteldaten beginnt mit der Buchung durch den Firmenkunden. Ist diese getätigt, garantiert CRC dem gewählten Hotel die Kostenübernahme für die gebuchten Leistungen. Extras wie etwa Minibar oder Pay-TV gehören in der Regel nicht dazu und müssen vom Reisenden vor Ort selbst beglichen werden. Anders als die Übernachtungs- und Frühstückskosten. Diese stellt das Hotel dem CRC in Rechnung. „Jeden Tag bekommen wir mehrere tausend Briefe“, rechnet sein Geschäftsführer Michael Krenz. Und erst wenn alles gecheckt ist, leitet CRC die Daten weiter an AirPlus. Selbst für den Fall, dass ein Hotel einmal keine Akzeptanz für den AirPlus Company Account hat, springt CRC als Akzeptanzstelle ein und rechnet dann mit AirPlus direkt ab.
Die Travelmanagerin der freenet Group musste sich die neue Abrechnungslösung nicht zweimal erklären lassen: Bereits im Frühjahr holte Iris Baumgart-Gaul CRC auf den Buchungsschirm. Vor dem Hintergrund, dass ihre Abteilung jede Rechnung genau prüft, freut sie sich über die „kostbare Zeit“, die sie seitdem gespart hat: „Der klare Vorteil ist, dass wir nur noch eine AirPlus- Abrechnung bekommen und nicht jedes Hotel eine einzelne Rechnung stellt.“ Und auf dieser stimme einfach alles: von der richtigen Firmierung – ein Detail, das früher zu zeitaufwändigen Rücksendungen geführt hatte – über die Kostenzuordnung zu den richtigen Personen und richtigen Abteilungen. Beides waren wichtige Vorbedingungen von Seiten der Buchhaltung und des Controllings. Dass die Ausweisung von Einzelpositionen – von der Personal- und Projektnummer bis zur Dienststelle – seit Anfang 2009 sogar bei Hotelbuchungen im Ausland möglich ist, bezeichnet die anspruchsvolle Managerin da als „echtes Goody“.
So viel mehr Zeit, so viel weniger Kosten
Nicht minder begeistert ist die freenet AG, dass die Buchhaltung die ausgewiesenen Mehrwertsteuersätze postwendend beim Finanzamt einfordern kann. Zum einen, weil AirPlus „garantiert die richtigen Sätze“ listet. Wichtiger aber: Weil AirPlus das einzige Kreditkartenunternehmen ist, dessen Abrechnungen das Finanzamt genauso akzeptiert wie Originale. „Wir wollten einen Buchungs- und Abrechnungsfluss, der so einfach und angenehm wie möglich ist, und sind mit der gefundenen Lösung überaus zufrieden“, sagt freenet Managerin Baumgart-Gaul. Schließlich hat sie damit nicht nur die Prozesskosten drastisch senken können. Wunschgemäß listet das System fast ausschließlich vertrags- und reiserichtlinienkonforme Hotels, und auch das, so die freenet Managerin, „spart unheimlich“.
Natürlich hat Iris Baumgart-Gaul schon die nächste Herausforderung im Visier: die Einbindung der Tagungs- und Gruppenbuchungen in das System von AirPlus. „Der große Vorteil der AirPlus-Karte ist für uns der ‚Information Manager‘. Kein System kann sonst so detailgenau Auswertungen – gerade bei Einzelhotelübernachtungen – liefern“, stellt Iris Baumgart-Gaul abschließend zufrieden fest.
Die freenet Group vermarktet als Mobilfunk-Service-Provider mit der starken Marke mobilcomdebitel unter eigenem Namen und auf eigene Rechnung Mobilfunkdienstleistungen aller Mobil– funknetzbetreiber. Neben den eigenen netzunabhängigen Diensten und Tarifen im Bereich Postpaid, Prepaid und No-frills bietet das Unternehmen auch die Tarife der Netzbetreiber an. Im Fokus steht hier vor allem das Endkundengeschäft mit Privathaushalten.
Weitere Informationen zur Hotelbuchungsplattform für kostenbewusste Geschäftsreisende gibt es im Internet unter www.crc.ag oder www.corporate-rates-club.de oder telefonisch rund um die Uhr unter 01805 – 00 55 34 (0,14 Euro pro Minute aus dem deutschen Festnetz).
– Advertorial –
