Egencia® stellt das neue White Paper „Die wahren Kosten von Geschäftsreisen“ vor. Der Geschäftsreiseanbieter, der seinen Kunden innovative Technologie und herausragenden Kundenservice bietet, identifiziert im Rahmen der Studie versteckte und unerkannte Kosten von Geschäftsreiseprogrammen und erklärt wie Unternehmen diese kontrollieren können. Die Geschäftsreiseexperten von Egencia bringen außerdem wichtige Fakten zu Tage, die Unternehmen dabei unterstützen, mehr Nutzen aus ihrem Travel Management Programm zu ziehen und eine Hilfestellung zur Optimierung des Geschäftsreisemanagements geben.
„Unternehmen mit ausgereiften Reiseprogrammen haben die bei Ihren Geschäftsreiseanbietern möglichen Einsparungen nahezu ausgeschöpft. Gleichzeitig besteht eine erhöhte Erwartung unter Geschäftsreisenden und Außendienstmitarbeitern, Reisetools nutzen zu können, die vergleichbar sind, mit Anwendungen zur privaten Reiseplanung. Unser White Paper setzt genau da an, denn es beschäftigt sich damit, neue oder weniger bekannte Wege zur Geldeinsparung und Kostenkontrolle zu finden und gleichzeitig die Erwartungen moderner Geschäftsreisender an die Reisetechnologie zu erfüllen“, erläutert Florian Storp.
Das White Paper identifiziert im Wesentlichen drei Themenbereiche, in denen Unternehmen signifikante Einsparungen machen können:
Management der Produktivitätskosten von Geschäftsreisen
In der Studie werden die Vorteile eines gut konzipierten Online-Buchungstools mit intuitiv gestalteten Benutzeroberflächen und einer effizienten Technologie aufgezeigt. Ein Pluspunkt sind zunächst signifikant niedrigere Transaktionsgebühren im Vergleich zur Buchung über einen Reiseberater. Außerdem besteht die Möglichkeit der Durchsetzung von Richtlinien mit Hilfe im Tool eingebetteter Kontrollfunktionen und die Tendenz zu kostengünstigen Optionen bei Selbstbuchungen durch den sogenannten „Visual Guilt Effekt“. Kosteneinsparungen durch die vermehrte Nutzung bevorzugter Anbieter und die häufigere Verwendung zusätzlich ausgehandelter Preisnachlässe sind außerdem gegeben. Der offensichtlichste Nutzen eines guten Online-Buchungstools besteht vor allem in der Zeiteinsparung bei der Buchung oder dem Management von Geschäftsreisen und somit in einer Erhöhung der Produktivität.
Dass die Kosten des Produktivitätsverlustes durch ineffiziente Reisebuchungsprozesse nicht zu unterschätzen sind, zeigt beispielsweise der Fall des Automobilunternehmens Club Assist. Mehrere Manager berichteten, dass sie mindestens 25 Prozent ihrer Wochenarbeitszeit allein für die Genehmigung und das Management der Reisen ihrer Mitarbeiter aufwendeten, bevor sie sich für ein neues Online-Reisebuchungstool entschieden haben, mit der der Vorabreisegenehmigungsprozess von 15 Minuten auf fünf Sekunden verkürzt wird. [1]
Management der immateriellen Kosten von Geschäftsreisen
Das White Paper erläutert außerdem, wie die Jobzufriedenheit durch Reisetools und -richtlinien erhöht werden kann, denn eine schlechte Reiseplanung kann Einfluss auf die Motivation von Reisenden haben. Diese immateriellen Kosten sind grundsätzlich schwer zu beziffern. Ein wichtiger oder häufiger immaterieller Kostenfaktor wäre zum Beispiel die sinkende Arbeitsmoral der Mitarbeiter oder die Unzufriedenheit mit Arbeitsbedingungen oder Arbeitsmitteln. Moderne Reisende erwarten beispielsweise, dass ihnen für Reisebuchungen ein einfacher Zugang zu bestimmten Tools auf nur einer Website zur Verfügung steht. Dementsprechend wird ein Programm und in der Folge ein Reisemanagementanbieter negativ wahrgenommen, wenn diese intelligenten Tools nicht zur Verfügung stehen, was wiederum zu frustrierten und letztlich weniger produktiven Reisenden führt. Individuell einstellbare und personalisierungsfähige Technologien tragen erheblich zur Zufriedenheit von Mitarbeitern bei, da sie auf die spezifischen Reisemuster eines Unternehmens und für einzelne Personengruppen abgestimmt werden können und somit den Buchungsprozess straffen und die Produktivität erhöhen.
Auch die Ausgestaltung von Reiserichtlinien, die den Bedürfnissen der Reisenden gerecht werden, kann zur Jobzufriedenheit beitragen: Eine preisgünstige Flugreise mit zahlreichen Anschlussflügen und Zwischenstopps kann zwar eine unmittelbare Kosteneinsparung bedeuten, aber verursacht immateriellen Kosten in Form von weniger produktiven Mitarbeitern aufgrund von Erschöpfung. Unternehmen sollten daher die Umsetzung einer Richtlinie erwägen, die es insbesondere „Dauerreisenden“ erlaubt, auch Direktflüge zu buchen.
Management der monetären Kosten von Geschäftsreisen
Auch bei den klassischen Auslagen wie zum Beispiel Flugtickets und Hotels gibt es Einsparungspotenzial, wie Egencias White Paper zeigt. So kosten etwa nicht erstattungsfähige Flugtickets im Vergleich zu erstattungsfähigen Tickets knapp 60 Prozent weniger. Gut gemanagte Reiserichtlinien können zudem die jährlichen Reisekosten eines Unternehmens um 45 Prozent oder mehr reduzieren. Auch eine frühzeitige Buchung kann zur Kostensenkung beitragen. Diese kann entsprechend in den Reiserichtlinien vorgegeben werden. Wer Reisenden einen Zugang zu umfassenden Reiseoptionen gewährt und auf Offline-Lösungen verzichtet, kann bis zu 15 Prozent Kosten einsparen.
Richard Sebald, Travel Manager der Unternehmensberatung BearingPoint GmbH erklärt inwiefern ihn Egencia bei der Optimierung des Geschäftsreisemanagements unterstützte: „Durch die Nutzung des Online-Buchungstools von Egencia konnten wir eine durchschnittliche prozentuale Online-Buchungsrate von über 90 % erlangen. Diese führte in den Jahren 2011 und 2012 zu Einsparungen von knapp 400.000 Euro bei den Transaktions- und Reisebürogebühren. Außerdem sind wir stolz auf die Tatsache, dass wir durch die transparente Darstellung der Flugpreise und dem sogenannten Visual Guilt Effekt im selben Zeitraum circa 5,5 Millionen Euro bei den Flugkosten eingespart haben.“
Das White Paper finden interessierte Unternehmen zum kostenlosen Download unter: www.egencia.de.
[1] Club Assist, Fallstudie (März 2012)
