Event Inc – Buchungsplattform für Firmenveranstaltungen

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Wie wurde Event Inc zur Buchungsplattform für Firmenveranstaltungen aller Art?
Die Konzentration auf neue Geschäftsfelder ist für Firmen eine große Herausforderung. Event Inc hat diese gemeistert und ist heute die Buchungsplattform für Firmenveranstaltungen aller Art. Rund 200.000 Meetingräume, Coworking Spaces und Eventflächen werden pro Jahr über die Plattform gebucht. Wie es dazu kam, sich immer weiter in Richtung MICE Branche zu orientieren, erklärt Event Inc CEO Dr. Paul Philipp Hermann in einem Interview mit MICE-Business.de:

MICE-Business.de
Inwiefern hat sich Event Inc über die letzten Jahre entwickelt?

Dr. Paul Philipp Hermann
Event Inc hat sich von einer reinen Plattform für die Auffindbarkeit von Eventlocations zu einer umfassenden MICE Procurement Solution entwickelt. Mit unserem Tool ermöglichen wir Unternehmen, ihren Buchungs- und Beschaffungsprozess für Veranstaltungen durchgängig zu digitalisieren. Alle Veranstaltungsformate können über eine zentrale Plattform angefragt, gebucht und verwaltet werden. Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Richtlinien und Guidelines zu hinterlegen. Das sorgt dafür, dass es mit nur wenigen Klicks möglich ist, die passende Location zu finden, Angebote zu erhalten, Budgets zu verwalten und freigeben zu lassen sowie die ausgewählte Location direkt zu buchen. Trotz der fortschreitenden Digitalisierung möchten wir den direkten Kundenkontakt nicht verlieren. Das hochqualifizierte Beratungsteam von Event Inc unterstützt dabei kostenfrei, auf Basis von tausenden, erfolgreich vermittelten Buchungen, die perfekte Location zu finden und die Angebote zu verhandeln.

MICE-Business.de
Wie weit im Voraus lassen sich Venues bei Euch reservieren und buchen?

Dr. Paul Philipp Hermann
Da gibt es keinerlei Begrenzungen. Die Anfragen können sowohl Monate im Voraus gestellt werden, als auch kurzfristig. In jedem Fall hilft unser Location-Experten Team gerne weiter.

MICE-Business.de
Welche Orte außerhalb Deutschlands kann ich heute bei Event Inc als Locations für Firmenevents buchen?

Dr. Paul Philipp Hermann
Über Event Inc können Locations in Österreich, der Schweiz und den Niederlanden sowie in London gebucht werden. Darüber hinaus arbeiten wir international mit Partnern zusammen. Unsere Kunden kommen sowohl aus Deutschland, als auch aus dem Ausland. Gerade auch länderübergreifende Locations sind gefragt, wenn zum Beispiel internationale Konzerne Meetings organisieren oder Firmen eine besondere Location im Ausland für ein spezielles Projekt suchen – dann sind wir da und helfen, den idealen Veranstaltungsort zu finden.

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Die Pandemie hat die Digitalisierung auch im MICE-Bereich beschleunigt; wie profitiert die Kundschaft bei Event Inc davon?

Dr. Paul Philipp Hermann
Schon vor der Pandemie wurde deutlich, dass bei Hotels und Location-Betreibern häufig Personalknappheit herrscht. Die Corona-Krise hat dieses Problem noch verschärft. Umso wichtiger ist es nun, digitale Lösungen zu finden, mit denen Anfragen schnell und einfach bearbeitet werden können. Insbesondere im Einkauf von Tagungen, Meetings und Events besteht hier Bedarf.

Uns hat die Pandemie definitiv Energie verliehen, die Handhabung unseres Produktes an die aktuellen Bedürfnisse sowohl unserer Kunden wie auch Geschäftspartner anzupassen und zu optimieren – wir haben quasi das Jahr 2020 zu unserem Year of Product gemacht. Wir merken auch ganz klar, dass unsere Kunden und Locations ebenfalls dabei sind, ihren Einkauf im MICE Geschäft weiter zu digitalisieren und freuen uns ihnen die Lösung bieten zu können, damit sie ihren Einkauf effizienter gestalten.

Speziell für unsere B2B Kunden haben wir unser Produkt Event Inc Business ausgebaut. Mit dem Tool können Unternehmen Ihren Buchungs- und Beschaffungsprozess für Veranstaltungen end-to-end digitalisieren. Sie steuern damit alle MICE Aktivitäten über eine Plattform, auf der Corporate-Funktionen wie Compliance, Buchungspolicies, Budget und User Management hinterlegt sind. Durch Echtzeit-Reporting ist eine maximale Transparenz und Kontrolle zu jederzeit gewährleistet. Die Kommunikation und das Verhandeln mit den Locations findet effizient und sicher direkt über das Tool statt. Integrierte Zahlungs- und Abrechnungslösungen liefern die notwendige Transparenz und reduzieren Reibungsverluste. Unternehmen profitieren von einem durchweg sicheren Prozess mit automatisierter Rechnungshinterlegung, detaillierter Zahlungsübersicht sowie Kostenstellenzuordnung.

Gemeinsam mit unseren Partner-Locations haben wir unser Anbieter-Dashboard weiterentwickelt. Neben einer generellen Übersicht über alle Anfragen, bietet das Dashboard eine Nachrichtenfunktion, über die sie mit Kunden kommunizieren können sowie eine integrierte Angebotserstellung. So behalten sie die Übersicht von der Anfrage, über die Verhandlung bis hin zur Buchung an einem Ort.

Ein ganz aktuelles, für uns sehr wichtiges und stetig wachsendes Thema sind außerdem hybride Events. Die Corona Pandemie erforderte innovative Methoden mit langfristigen Lösungen für die zukünftige Gestaltung von Unternehmensveranstaltungen. Ob ein Business-Event im virtuellen Raum, eine Messe im hybriden Format oder ein rein digitales Meeting – mittlerweile gibt es zahlreiche Konzepte und Ideen für die Umsetzung von Events im „New Normal”. Unsere Erfahrungen und Gespräche mit unseren Kunden zeigen, dass Unternehmen auch in Zukunft voll auf hybride Events setzen, um damit Live-Veranstaltungen digital zu verlängern. Event Inc Virtual bietet hier ein Paket aus einem hervorragenden Tool, Beratung und Support für die erfolgreiche Umsetzung virtueller und hybrider Events. Basierend auf den Anforderungen und Bedürfnissen der Kunden wurde eine passende Lösung für Online Events jeglicher Art entworfen.

MICE-Business.de
Kann oder werde ich in Zukunft auch ganze Kongresse und Konferenzen mit Event Inc buchen und umsetzen können?

Dr. Paul Philipp Hermann
Über Event Inc werden schon jetzt Events im großen Stil gebucht. Mit Übernahme der smart and more GmbH erweitern wir unsere Kompetenzen nochmal gezielt im Bereich des Großkundengeschäfts. Diese Firmen können über die Event Inc Group kleine wie große Events, Konferenzen und Kongresse buchen. Wir unterstützen sie bei dem Location Sourcing und der initialen Organisation. Für die Details vor Ort empfehlen wir gerne Dienstleister und Spezialisten in den einzelnen Gewerken wie etwa Catering oder Logistik.

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Bild: Event Inc